Ochrona know-how w biurze projektowym
Czy know-how jest ważne? Czy know-how w ogóle da się ochronić i „zatrzymać dla siebie”? Zdecydowanie tak. W praktyce kancelarii na co dzień doradzamy jak zabezpieczyć firmę na wypadek utraty know-how. Dotyczy to również branży architektonicznej.
Know-how jako takie nie posiada jednoznacznej definicji w polskim prawie. W skrócie know-how można określić jako koncepcje lub rozwiązania technologiczne, które nie są przedmiotem ochrony prawno-autorskiej ani na gruncie prawa własności przemysłowej, a które przedstawiają wartość ekonomiczną oraz stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
Know-how to często jedna z największych wartości wyspecjalizowanych firm, do których bez wątpienia zaliczają się biura architektoniczne. Know-how to np. cała metodologia funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym również wewnętrzne procedury obsługi klienta lub np. procedury rozwiązywania problemów z klientami. Know-how to techniki i metody pracy, zarządzania zespołami lub prowadzenia projektów. Know-how to wreszcie idee, koncepcje i pomysły, które jeszcze nie są objęte prawem autorskim, a które przecież same w sobie mogą być bardzo cenne.
Jak zatem chronić know-how?
Przede wszystkim należy podpisywać z pracownikami, współpracownikami, podwykonawcami lub partnerami biznesowymi umowy o zachowaniu poufności, tzw. umowy NDA. Praktycznie w każdym biurze projektowym, bez względu na jego wielkość i liczbę personelu, taka umowa powinna funkcjonować. W naszej praktyce dla bardzo wielu klientów przygotowujemy wzorcowe umowy NDA, które na co dzień są jedynie dostosowywane pod konkretnego adresata, np. pracownika, współpracownika, kontrahenta lub inwestora. Wdrożenie umowy NDA w biurze architektonicznym powinno być wg nas standardem.
Ponadto, warto zadbać o obieg dokumentów i informacji w firmie, jak również wprowadzić wewnętrzne zasady dostępu poszczególnych osób do konkretnych zasobów. I tak np. rekomendujemy, aby praktykanci nie posiadali dostępu do pełnych zasobów zgromadzonych na serwerach – co może uchronić firmę np. przed skopiowaniem danych tuż przed zakończeniem praktyk. Z kolei np. architekci nie muszą posiadać dostępu do danych stricte sprzedażowych lub handlowych – to również może uchronić szefa od niechcianego dzielenia się danymi czysto biznesowymi z osobami, które za rozwój biznesu nie odpowiadają.
Innym sposobem jest bieżące dbanie o higienę systemów informatycznych funkcjonujących w firmie, poczynając od posiadania właściwych systemów antywirusowych, na wprowadzeniu ogólnych procedur dostępowych i związanych z obiegiem dokumentów kończąc. Tutaj bardzo wiele wymogów stawia przed biurami architektonicznymi RODO – spełniając wymogi dotyczące ochrony danych osobowych warto przy okazji zadbać o ochronę know-how w firmie.
Powyższe sposoby ochrony know-how znajdują zastosowanie do wszystkich przedsiębiorstw, w tym oczywiście do biur projektowych i architektonicznych. Przy czym w naszej bieżącej praktyce zauważyliśmy, że o ile np. nasi klienci technologiczni, w tym spółki produkcyjne, bardzo dużą wagę przywiązują do ochrony know-how, o tyle biura projektowe temat ten traktują jak piąte koło u wozu. W naszej ocenie to błąd – know-how zawsze jest mierzalne i reprezentuje konkretną wartość gospodarczą. Dlaczego zatem branża architektoniczna o nim zapomina?
